A (változás)bejegyzési eljárás elektronikus úton

Az elektronikus cégeljárásban való részvételhez minősített elektronikus aláírásra és időbélyegzőre van szükség. Elektronikus aláírás és időbélyegző szolgáltatást jelenleg négy minősített hitelesítésszolgáltató szervezet biztosítja. A szükséges szerződésmintákat le tudja tölteni, a nyomtatványkitöltő szoftvereket forgalmazó cégek listáját ezen a linken éri el.

Az alábbi leíráson kívül tekintse meg részletes, ábrákkal illusztrált leírásainkat a (változás)bejegyzés elkészítésének folyamatáról, illetve az elektronikus fizetés és igazoláskérésről.

A (változás)bejegyzési kérelem benyújtása

A 2006. évi V. törvény 36.-39. paragrafusainak rendelkezései szerint a jogi képviselő feladata az elektronikus változásbejegyzési kérelem összeállítása és elküldése. A kérelemben kétféle irat szerepelhet:

1. Eredetileg papír alapú okiratok szkennelt formában, minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva

   Ebben az esetben a papír alapú cégiratok elektronikus okirati formába való átalakítása szükséges. A jogi képviselő feladata a bejegyzési kérelem mellékletét képező, nem általa készített okiratok (pl: tulajdoni lap, hatósági engedély) elektronikus okirati formába történő átalakítása.
   Ez a gyakorlatban a papír alapú iratok szkennelését és (ha a törvény eltérően nem rendelkezik) minősített elektronikus aláírással, valamint időbélyegzővel való ellátását jelenti.

   A szkennelésre vonatkozó műszaki követelmények:

   • A szkennelt képeket kizárólag abban az esetben fogadja el a cégbíróság, ha azon az eredeti papír alapú okirat szövege jól olvasható.
   • A szkennelt kép felbontása 240-300 dpi közötti lehet.
   • A szkennelt kép fekete-fehér legyen, tehát ne színes és ne szürkeskálás. (A színes aláírásokat tartalmazó oldalakat is lehet fekete-fehérben szkennelni.)
   • A szkennelt dokumentum PDF formátumú lehet.
   • A szkennelt dokumentum lehetőleg ne tartalmazzon üres oldalakat, azaz kétoldalas szkennelésnél az üres oldalak elhagyandók.
   • Szkennelés után ellenőrizze a szkennelt dokumentum méretét. A fentiek betartása esetén a fájlméretnek oldalanként 50-100 kB körül kell lennie. Ha a fájlméret oldalanként többszáz kB vagy 1 MB-nál is több, akkor ellenőrizze a szkenner beállításokat és szkennelje újra a dokumentumot.
   A szkennelt dokumentum elnevezésének meg kell felelnie az Igazságügyi Minisztérium által közzétett követelményeknek. A megfelelő elnevezést az aláíró programban (e-Szignó vagy MOKKA) a dokumentum beillesztésekor lehet kiválasztani (e-cégeljárás séma használatakor), tehát a fájlrendszerben a dokumentumnak tetszőleges neve lehet.
   
   

   A papír alapú cégiratok megőrzése és bemutatása

   A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült okiratok megőrzéséről az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény 27/A. § alapján, illetve a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény 158. § - 160. §-ban szabályozott módon gondoskodik. A jogi képviselő köteles a papíralapú okiratot a cégbíróság felhívására bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása érdekében, ha e tekintetben a cégbíróságnak kételye merül fel. A jogi képviselő tevékenységének befejezésekor az ügyvédi/közjegyzői levéltár veszi át az őrzési és a bemutatási feladatokat.

2. Eredetileg elektronikus formában létrehozott okiratok, ha azokat az okirat aláírói minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el

   Elektronikus okiratok is közvetlenül csatolhatóak az elektronikus bejegyzési kérelemhez, ha azokat az aláírók minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el.

   A csatolt okiratok formátuma sima szöveg (text), és PDF lehet, vagy olyan ES3 kiterjesztésű elektronikus akta, amelyben az előzőleg felsorolt formátumú iratok szerepelnek.
   

   A Wordben szerkesztett dokumentumokat PDF formátumban elmentve lehet csatolni.
   Amennyiben az okiratokat papíron is aláírják (pl. a cég tulajdonosai), akkor az aláírt papír okiratot kell szkenneléssel PDF formátumú elektronikus okirattá alakítani.
   (Több oldalas dokumentumok esetében könnyebbséget jelenthet, ha nem kell az összes oldalt szkenneli, hanem csak azokat, amelyek aláírást tartalmaznak. Segédlet Word dokumentomok konvertálásához..)

A szkennelt okiratok és az elektronikus úton keletkezett okiratok vegyesen is szerepelhetnek az elektronikus kérelemben.

Az illeték és a költségtérítés megfizetése

• Illeték és költségtérítés utalványminta kérése a Magyar Államkincstár honlapján.
• Az utalványminta kérése során a befizetés igazolására irányuló kérelmet a rendszer automatikusan létrehozza, ezt a bejegyzést kérő jogi képviselőnek minősített elektronikus aláírásával kell ellátnia (Ctv. 37. § (4)).
• Az igazoláskérelem aláírása után az utalványmintán szereplő adatok szerint banki átutalással kell megfizetni az illetéket és a költségtérítést. Fontos, hogy a közleményben pontosan tüntesse fel a 16 jegyű ügyazonosítót.
• A Magyar Államkincstár a befizetés megérkezte után 1 munkanapon belül fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus igazolást küld emailben a befizetésről.
• Elektronikus cégeljárás esetén a MÁK által küldött elektronikus igazolást kell mellékelni a cégbejegyzési kérelemhez. Figyelem! Ne az elektronikus igazolásban lévő html fájlt mellékelje, hanem a teljes es3 kiterjesztésű e-aktát, különben az igazoláson lévő elektronikus aláírás elvész.

Adatszolgáltatás az APEH és a KSH felé

A Ctv. 36. § (4) bekezdése alapján az elektronikus bejegyzés (változásbejegyzés) során a bejegyzési kérelem előterjesztője - választása alapján - az adóhatóság, illetve a KSH által vezetett nyilvántartáshoz szükséges, külön törvényben rögzített további adatokat az elektronikus úton benyújtott bejegyzési (változásbejegyzési) kérelemmel együtt előterjesztve a Cégszolgálat útján juttathatja el az illetékes szervezethez. Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy kérelem előterjesztője ez irányú kötelezettségeinek a bejegyzési (változásbejegyzési) kérelem benyújtásával egyidejűleg tegyen eleget.

Az adatszolgáltatás technikai feltételei még kidolgozás alatt vannak.

A kérelem elküldése

A kérelmet, mely már tartalmazza a Magyar Államkincstár által a befizetésről küldött elektronikus igazolást, az illetékes cégbíróság e-mail címére csatolt fájlként kell elküldeni.

A Cégszolgálat automatája az elektronikus aktát csatolt fájlként nem tartalmazó emaileket nem fogadja be!

A kérelem útja

A bejegyzési kérelmek a Cégszolgálathoz érkeznek, a benyújtásra vonatkozó határidők szempontjából a Cégszolgálathoz érkezés időpontja irányadó. A Cégszolgálat az elektronikus okiratot informatikai szempontból megvizsgálja, majd továbbítja az illetékes cégbírósághoz. Ha a leadott kérelem és mellékletei informatikai szempontból hibásak vagy hiányosak, a Cégszolgálat az iratokat az erre vonatkozó tájékoztatással továbbítja a cégbírósághoz. Ebben az esetben a kérelmet be nem nyújtottnak kell tekinteni. A Cégszolgálat a kérelem benyújtásának tényéről és arról, milyen tájékoztatással továbbította a cégbírósághoz, elektronikus igazolást küld a jogi képviselőnek.

Az informatikai szempontból értelmezhető emailek esetén a Cégszolgálat egy elektronikus tértivevényt küld, ami tartalmazza az informatikai vizsgálat eredményét. Kérjük, minden esetben tekintse meg az informatikai vizsgálat eredményét, mert az informatikai szempontból hibás kérelmeket be nem nyújtottnak kell tekinteni.

Az elektronikus aktát nem tartalmazó emaileket és az informatikai szempontból nem értelmezhető emaileket a rendszer nem fogadja be (spamnek tekinti), és nem is küld visszajelzést.

A végzések megküldése

A cégbíróságra vonatkozó ügyintézési határidő az azt követő első munkanapon kezdődik, amikor a Cégszolgálattól az informatikai szempontból szabályszerű bejegyzési kérelem a cégbírósághoz megérkezik. A cégbíróság csak az informatikai szempontból szabályszerűen beérkezett kérelem alapján ad ki tanúsítványt. Elektronikus úton benyújtott kérelem esetén a cégbíróság a jogi képviselővel elektronikus úton közli az eljárás során hozott végzéseket, de a tanúsítványt, a bejegyző és a bejegyzési kérelmet elutasító végzést a cégbíróság papír alapon is megküldi.

Cégiratok benyújtása elektronikus úton, ha a törvény személyt vagy szervezetet kötelez

Ha törvény a cégirat cégbírósághoz történő benyújtására nem a céget, hanem közvetlenül valamely személyt vagy szervezetet kötelezi (pl. a befolyással rendelkező bejelentése a befolyásszerzésről), a kötelezett e kötelezettségét elektronikus úton is teljesítheti. Ebben az esetben a jogi képviselet kötelező, az irat benyújtására a fentiek az irányadók.

Az elektronikusan megfizetett, de a cégeljárásban fel nem használt illeték és költségtérítés visszaigénylése

Ha a cégbejegyzési eljárásban a befizetett költségtérítés nem került felhasználásra, akkor kérelemre, melyhez csatolni kell a befizetés megtörténtét szóló elektronikus igazolást vagy annak papíralapú hiteles másolatát, a Cégszolgálat papír alapon igazolást állít ki ennek tényéről.
A befizetett költségtérítés ebben az esetben visszaigényelhető, amelynek visszautalásáról az Igazságügyi Minisztérium Költségvetési és Gazdasági Főosztálya gondoskodik.

A cégbejegyzési eljárás során befizetett, de fel nem használt illeték esetében az illetékes cégbíróságot kell felkeresni és igazolást kérni fel nem használt összegről. A kérelemben szerepelnie kell az átutalás azonosítására szolgáló adatoknak (ügyazonosító, átutalás dátuma, átutalást indító számlaszám, kedvezményezett számlaszám, összeg). A cégbíróság papíron igazolást ad arról, hogy az összegeket nem használták fel. Az igazolás segítségével kell az illetékhivataltól visszaigényelni az illetéket.